業務効率化コンサルティング

どの会社も業務の効率化には必死ですが、他社の先進事例から新しい着眼点や価値観、あるいは過去の経緯を捨てなければならない決断も多いものです。これらを自社でのみ行うのは大変で、検討しているうちにどんどん遅れてしまい致命傷になることも。

サービス概要

• 業務の流れとマネジメント方策をヒアリング

  対象領域、部門、部門がその業務で達成しなければならない成果、プロセス、達成を阻んでいる要素をヒアリングさせていただきます。

  

• 省力化・自動化・削減の3点と
  成果のバランスをディスカッション

  個別の業務を目的から照らし合わせ、「もしこの業務がなくなったらどうなるか？」から議論を行います。当たり前にある歴史ある仕事でも改めて議論すると「なくてもなんとかなるんじゃ？」とか「ほかの部門でも似たことやってるよ？」「前工程でこれをやっておけば○○さんの仕事いらなくならない？」などがあるものです。どうしてもなくせないものについては実際にどのような作業を行っているのかをご説明・場合によってはは観察させていただきます。自動化できそう、省力化できそうといった作業についてはツールと手法をご提案いたします。

• ツールの導入や構築、
  マニュアル等の作成

  「02」で決まった「やること」で実際にどの程度の成果が上がるか、例えば削減される時間、データの活用方法、正確さなどを予測します。ツールは有料・無料様々ありますが費用も明らかにした上で時間軸ごとに費用対効果を確定させ、関係者全員の納得が得られれば改善活動開始となります。

  

サービスの特徴と
選ばれる理由

• 

  先行企業の取組みがわかる

  例えば「ペーパーレス化」については、すでに多くの企業が取り組んでおり、効果やそのための作業、反対勢力の反対理由、その対応策などもすでに沢山の事例があります。まず知るべきは「自社でもこんなにも改善の機会がある」ということをより多く知ることだと思います。
  まずはこれらをBackOffice-DX.JPスタッフが説明致します。

• 

  成果とのバランスが適切

  ある一人・一部門が楽になっても、その前後の工程がそれを上回るデメリットがあっては意味がありませんし、数値や時間といった定量化された成果と、やりたくない・めんどくさい・部署間のパワーバランスといった定性的指標もまた考慮しなければうまくいきません。業務改善は全体最適と摺り合わせの活動ですから、長期的メリットのためにいかに一丸となって取り組めるかが勝負の分かれ目です。

• 

  業務のことを
  具体的に分かってくれる

  徹底的なヒアリングと現場における観察が当社の様式です。大変なご面倒をお掛けするかも知れませんが、客観的視点もまた重要なリソースだと考えておりますのでお付き合い下さい。結果的に「客観的だが業務理解がある」意見と議論が出来ると考えております。

• 

  仕組化されるまで
  伴走支援

  ツールを活用することを決める、マニュアルを作る…。これだけで組織が動くほど甘くないことはご存知の通りです。軋轢や文句、元に戻そうとする勢力、わからないことを他人のせいにする、マニュアルやルールを守らない…。いずれもあるあるです。これらにも私ども丁寧に対応し、理解促進と善処策、サポートを致します。

オプション

• RFP作成
  150,000円～

  業務改善の解決策がサービスやツールの導入と決まった際には、各ベンダーを選定するためのRFPが必要です。必須機能、加点機能、サポート体制、価格など、導入の仕様を書類としてまとめコンペを開催できるようにします。
• 伴走支援
  月額 50,000円～

  ツールやサービスの導入後、あるいは業務改善方策開始後に、改善活動が組織に根付くまでのサポートを対応します。ご要望に応じてシステムの使い方がわからないといった社員からの問い合わせ対応、マニュアルや社内ポータルへのまとめ、業務フロー図の作成、会議体のファシリテーションなどを行います。
• システム開発
  別途見積り

  例えばMicrosoft社製Office系アプリケーションで管理している業務や各種WebサービスとのAPI連携などでお困りの場合は当社で新たにシステムを開発することが可能です。

活用事例

• 

  自社にIT部門がない

  まるで自社の情シスのよう！

  自社にシステムの担当者がいないためITシステムに関しては場当たり的な選定を繰り返していました。重複する機能があって無駄が発生したり、セキュリティに問題があったり、部門ごとに同じ機能の別のサービスを導入してしまっていたり。おまけにデータの連携も全く設計されていないため、同じ情報を3部署でエクセルに入力しているといった始末。 BackOffice-DX.JPさんに頼んでからというもの導入しているサービスの統廃合やアカウント管理のルール、データの利活用フローなどが整備され、コストダウンと属人化が防止されました。

• 

  歴史あるBtoB業態

  誰も何の疑問を持っていない

  非常に古い体質の会社で、1,000名以上の社員と割と大きい割にIT化は進んでいません。例えば営業は100名以上いますが、名刺は個人管理で退職時には本人が捨ててしまっており、同じ企業に何人もの営業がアタックを掛けるということも日常茶飯です。ただしこのような他社では考えられないような体制も、その感度を持った人がいないため一向に進みません。営業管理とWebの活用の部分で支援をいただき、その際他社がどのくらい効率化しているかを教えていただき経営陣も考えを改めたようで、少しずつ改善しています。

• 

  急成長中のベンチャー

  成長に合わせた業務体系になっていない

  年々売上や社員も増えておりますが、その成長に業務の変革が追いついていません。例えば創業当時に導入した勤怠や給与をはじめとした労務システムは現在の社員数では機能不足ですが、労務部門はそのサービスに最適化したワークフローになってしまっており業務を圧迫していますし、業務効率化や新たなサービス選定の時間もないという状況です。BackOffice-DX.JPさんには数年後の拡大まで見据えた業務フローの整理と製品選定、伴走までお付き合いいただき大分整理されました。これまでの残業続きの状況は大幅に改善され、業務改善や福利厚生の立案などに時間を割けるようになりました。

• 

  未だに社長がサービスを選定

  社長がボトルネックに

  金額が大きいと社長決裁になるのはいいのですが、結局は社長の理解できるものを選ばざる得ずモダンな仕事環境になりません。例えばコロナ以降当社も一部テレワークが始まりましたが、社員間のやりとりは未だにメールです。WordやExcelのファイルもメール添付ですから、どのバージョンが最新なのか、それは誰が持っているのかすら定かではありません。 こんな状況下でしたがBackOffice-DX.JPさんに主にコミュニケーションや情報共有の部分で最先端の仕事の進め方をまとめていただき社長を説得してもらうだけでなく、社長に直接使ってもらう講習を開いてもらったことでいたく気に入り、意識が大幅にアップデートされました。

よくある質問

• 貴社が代理店になっているツール・サービスを提案されるのではないですか？
  いいえ。まず、業務改革はツールの導入が必須ではありません。ワークフローやルール、データの整備や最新性の確保といったことが有効なこともままあります。また、例えばRPAなどは無料のものも多数存在しますし、ペーパーレス化を阻む最も大きな要因は意識改革だったりします。ツール選定時も、費用、導入のしやすさ、改善事項、会社の信用、提案の妥当性など予め評価項目と係数を決めてご提案いたします。その上で評点は貴社にもお願いしますのでアンマッチなツールが選定されることはございません。
• 得意なジャンル、出来ないジャンルはありますか？
  当社の業務効率化コンサルティングは管理部門系・マーケ系・コミュニケーション系のみ賜っております。
• ツール導入後はサポートもしてもらえますか？
  ベンダーの公式のサポートがない場合には可能な場合ございます。特に自社に固有のマニュアルやフローの整備、利用者への事前の根回しと説明会などはその後の利用率に大きく関わってくるためご相談ください。